Mitarbeiter Backoffice / Auftragsabwicklung für deutschen Markt (100% Homeoffice, Thailand)

Responsibilities

• ● Im Auftrag unseres Kunden suchen wir Mitarbeiter Backoffice / Auftragsabwicklung für deutschen Markt (100% Homeoffice, Thailand)
• ● Du bist als Sachbearbeiter Rückgrad unserer Auftragsabwicklung - und das vollständig remote aus Thailand. Wenn ein Kunde bei uns bestellt, sorgst du dafür, dass dieser Auftrag fehlerfrei ins System kommt, die Druckdaten passen, der Liefertermin gehalten wird - und der Kunde immer weiß, wo seine Bestellung steht. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Kunde, Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung. Kein Tag ist identisch, aber die Kernaufgabe bleibt klar: Aufträge sauber abwickeln, Qualität sichern, Kunden zufrieden halten.
• ● Das erwartet dich bei uns
• ● Aufträge von A bis Z. Du erfasst und pflegst Aufträge im ERP-System - von der Bestellung bis zur Rechnung. Das bedeutet: Bestelldaten, Lieferadressen und Zahlungsdaten prüfen, Liefertermine im Blick behalten, offene Punkte nachhalten und aktiv eingreifen, wenn sich etwas verzögert. Du hast die Übersicht und hältst die Fäden zusammen.
• ● Druckdaten prüfen und digitale Vorschau erstellen. Wir bedrucken und veredeln Merchandise - Tassen, Taschen, Stifte, Textilien, und vieles mehr. Bevor ein Auftrag in die Produktion geht, prüfst du die Logo- und Druckdaten und platzierst sie in einer digitalen Druckvorschau. Das ist kein Grafik-Job, aber du solltest Freude daran haben, ein Logo sauber auszurichten, zu skalieren oder Farbanpassungen vorzunehmen. Vieles lernst du on-the-job - die Neugier bringst du mit.
• ● Kommunikation, die wirklich ankommt. Du schreibst keine Standard-Mails und telefonierst nicht nach Schema F. Du informierst Kunden proaktiv, bevor sie fragen müssen. Du erklärst Verzögerungen klar und lösungsorientiert. Und du übersetzt Fachsprache in verständliches Deutsch - Was bedeutet das konkret für meine Lieferung " beantwortest du präzise und freundlich. Einfache Rückfragen zu Lieferterminen oder Druckdaten klärst du auch direkt mit unseren Lieferanten.
• ● Reklamationen lösen - nicht eskalieren. Wenn mal etwas schiefläuft, bist du die Person, die eine Lösung findet. Du nimmst Reklamationen entgegen, klärst die Ursache mit internen Abteilungen und Lieferanten, und sorgst dafür, dass der Kunde am Ende zufrieden ist. Nachlieferungen, Gutschriften, Korrekturen - du weißt, was zu tun ist, und behältst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf.
• ● Fakturierung und kaufmännische Kontrolle. Du bereitest Rechnungen vor, prüfst Einkaufskosten und Zusatzkosten und stimmst dich mit der Buchhaltung ab - fristgerecht, korrekt, zuverlässig.
• ● Das bringst du mit
• ● Das musst du mitbringen:
• ● Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Groß- und Außenhandel, Industriekaufmann/-frau, Speditionskaufmann/-frau) oder vergleichbare Berufserfahrung
• ● Erfahrung in ERP-gestützter Auftragsabwicklung, idealerweise im Handels- oder Produktionsumfeld
• ● Sicherer Umgang mit MS Office oder Google Workspace
• ● Affinität zu einfachen Design-Tools - du findest es unproblematisch, ein Logo zu platzieren, zu skalieren oder Farben anzupassen
• ● Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, gutes Englisch (E-Mail und Telefon)
• ● Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise - du liebst es, wenn am Ende des Tages alle Aufträge sauber im System sind und nichts offen bleibt
• ● Ein zuverlässiger, ruhiger Arbeitsplatz mit stabiler Internetverbindung in Thailand
• ● Das wäre schön:
• ● Grundkenntnisse in Druck- und Veredelungstechniken (z. B. Druck, Gravur, Stickerei) - oder schlicht die Bereitschaft, das schnell zu lernen
• ● Erfahrung mit Reklamationsprozessen